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이때 성명과 국내 주소, 전화번호 등을 기입하고 은행 구좌번호나 신용카드 구좌번호를 적는다. 반드시 구입 날짜와 물건 내용을 적고 사인을 한 다음 작성이 끝난 서류를 해당 상점 주소가 적힌 봉투와 함께 받는다. 봉투를 버리거나 다른 봉투를 사용할 수는 없다. 서류는 반드시 상점에서 준 그대로여야 한다.

영국에서 물건을 구입, 환급 절차를 밟은 서류를 소지한 뒤, 프랑스에 가서 또 구입하고 오스트리아에서도 구입하고 이태리를 거쳐 최종적으로 스위스 취리히 공항에서 한국으로 들어온다고 가정하자. 그렇다면 이태리-스위스 국경에서 이태리 측 세관에 신고하고 환급 절차를 밟아야 한다. 스위스는 EU 가맹국이 아니기 때문이다. 또 영국에서 물건을 구입하고 스위스에서도 구입했다, 이제 이태리를 거쳐 프랑스 파리에서 한국으로 귀국할 예정이라면, 영국, 이태리, 프랑스에서 구입한 물건은 그냥 두고 스위스에서 구입한 물건은 스위스 측 국경에서 환급 절차를 밟는다. (단, 스위스는 편의상 세금을 공제한 상태로 준다.) 그리고 나머지 물건들은 파리 공항에서 환급 절차를 밟는다.

짐이 많다고, 무겁다고 화물칸에 실을 가방 속에 넣었다면 그 물건을 실제로 해외에서 사용할 것인지를 세관원에게 확인시켜주지 못하므로 역시 무효가 된다. 로마의 경우는 항공 체크인을 하고 나서 면세품은 따로 환급절차를 한 후에 수화물로 보내야 한다. 파리의 경우는 환급절차를 한 후에 체크인 해도 된다.

만약 늦어지면 확인을 한다. 요즘은 공항에서 바로 현찰로 지불하는 곳이 많아 편리하다. 세관원이 스탬프를 찍은 상태에선 그 서류를 들고 공항에 있는 TAX REFUND코너에 가면 환급 받을 수가 있다. 달러나 유로화로 달라고 하면 된다. 카드로 결재한 경우에는 미리 공제하고 결제가 되는 경우도 있다.